Bezpieczny magazyn dla firmowych dokumentów

Oferta w zakresie przechowywania dokumentów przy pomocy usługi self storage adresowana jest głównie do firm. W zależności od skali prowadzonej działalności każda z nich wytwarza dokumentację, którą należy gromadzić przez określony ustawowo czas. W przypadku większych przedsiębiorstw to może przekładać się na ogromne ilości dokumentów – księgi rachunkowe, rejestry VAT, dokumenty związane z ZUS czy z zatrudnieniem pracowników. A to nie wszystko. Jeszcze:

  • ewidencja wyposażenia
  • ewidencja dokumentująca środki trwałe
  • dokumenty inwentaryzacyjne
  • kilometrówki dotyczące samochodów firmowych

Część firm wytwarza również dokumenty do obiegu wewnętrznego. Okres przechowywania dokumentów księgowych to z reguły 5 lat. Podobnie jest z dokumentami rozliczeniowymi i zgłoszeniowymi w ZUS. Najdłużej należy archiwizować dokumentację związaną z kadrami – w szczególności tą na podstawie której ustalana jest podstawa wymiaru emerytury. Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych nakazuje przechowywanie tych dokumentów aż przez 50 lat. Dodatkowo należy zachować odpowiednie warunki przechowywania – tak by pracownicze akta osobowe nie były narażone na uszkodzenie.

Alternatywa dla przechowywania dokumentów w firmie

Pomimo postępu technologicznego nie wszystkie dokumenty można przechowywać w postaci elektronicznej na komputerowych dyskach. Wiele dokumentów pochodzi z czasów gdy komputeryzacja nie dawała tak dużych możliwości w archiwizowaniu dokumentów i przechowuje się je w papierowej formie do dziś. Jakie możliwości gromadzenia wszelkiej dokumentacji ma przedsiębiorca? Rozbudowa powierzchni magazynowej w firmie generuje spore koszty. Korzystniejszym rozwiązaniem może okazać się self storage. Wynajem samoobsługowego magazynu zapewnia bezpieczeństwo przechowywanym dokumentom. Dostępu do magazynu można udzielić wyłącznie osobie odpowiedzialnej za archiwizację. W ten sposób chroni się dokumenty przed osobami nieupoważnionymi. Zwolnioną powierzchnię magazynową na terenie firmy można wykorzystać w innym celu. Wynajem magazynu self storage pozwoli z pewnością na minimalizację kosztów firmy. Czas w jakim magazyn jest do dyspozycji najemcy można dostosować do jego potrzeb. Przy zachowaniu minimalnego okresu 30 dni co w przypadku przechowywania dokumentów nie jest żadną przeszkodą. Należy także zwrócić uwagę na dogodną lokalizację magazynu – obiekt Storage Polska znajduje się w centrum Stargardu tuż przy jednej z głównych dróg wylotowych w kierunku Szczecina.